Dacă actul constitutiv stabilește o durată limitată pentru societate, prelungirea duratei SRL trebuie pregătită înainte ca perioada înscrisă să expire. Operațiunea nu înseamnă înființarea unei persoane juridice noi, ci modificarea duratei existente și actualizarea actului constitutiv.

Pentru firmele din București și Ilfov, organizarea din timp este importantă deoarece procedura indicată de Oficiul Național al Registrului Comerțului are două etape. Între publicarea hotărârii asociaților și cererea din etapa a doua trebuie să treacă 30 de zile.

Când este necesară prelungirea duratei de funcționare

Verificarea începe cu forma actuală a actului constitutiv. La capitolul dedicat duratei societății poate fi înscrisă fie o durată nedeterminată, fie o perioadă determinată, calculată de la data înmatriculării sau până la o dată calendaristică.

Dacă durata este nedeterminată, nu există o dată de expirare care să impună această operațiune. Dacă durata este determinată, asociații trebuie să decidă prelungirea înainte de termenul înscris. Nu este recomandat ca documentele să fie pregătite în ultimele zile, deoarece publicarea și intervalul procedural dintre cele două etape trebuie incluse în calendar.

Etapa 1: hotărârea și publicarea

Prima etapă pornește de la decizia organului competent al societății. Pentru un SRL cu asociat unic se întocmește decizia asociatului unic, iar pentru un SRL cu mai mulți asociați se adoptă hotărârea adunării generale, în condițiile prevăzute de actul constitutiv.

Documentul trebuie să indice clar durata nouă: o perioadă determinată mai lungă sau, dacă asociații aleg astfel, o durată nedeterminată. Este util ca formularea să fie identică în hotărâre și în actul constitutiv actualizat care va fi folosit în etapa următoare.

Conform listei publicate de ONRC, dosarul primei etape cuprinde, în principal:

• cererea de înregistrare;
• hotărârea adunării generale sau decizia asociatului unic, în original;
• dovada împuternicirii persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile, dacă este cazul;
• dovezile privind plata tarifului de publicitate și, după caz, a tarifului poștal.

Hotărârea este transmisă spre publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a, prin circuitul Registrului Comerțului. Costul efectiv depinde de tariful aplicabil și de întinderea textului trimis la publicare.

Intervalul de 30 de zile

ONRC precizează că cererea din etapa a doua se depune numai după trecerea a 30 de zile de la publicarea hotărârii AGA sau a deciziei asociatului unic în Monitorul Oficial. De aceea, data publicării trebuie urmărită separat de data adoptării documentului.

Acest interval trebuie inclus în planificare astfel încât durata curentă a societății să nu expire înainte de finalizarea formalităților. O eroare frecventă este calcularea celor 30 de zile de la data hotărârii, deși reperul indicat de ONRC este data publicării.

Etapa 2: actul modificator și actul constitutiv actualizat

După împlinirea intervalului, se pregătește cererea pentru înregistrarea efectivă a modificării. Lista oficială ONRC menționează următoarele documente principale:

• cererea de înregistrare;
• actul modificator privind prelungirea duratei de funcționare;
• actul constitutiv actualizat, în original;
• dovada împuternicirii, dacă dosarul este depus printr-o persoană desemnată;
• dovezile privind plata tarifului de publicitate și, după caz, a tarifului poștal;
• autorizațiile sau avizele cerute de reglementări speciale, numai dacă situația concretă le impune.

Dovada publicării hotărârii în Monitorul Oficial este gestionată din oficiu de personalul ORCT. Registratorul soluționează cererea pe baza documentelor depuse și poate solicita și alte înscrisuri atunci când situația firmei le face necesare.

Cum poate fi depus dosarul

Documentele pot fi depuse la ghișeu, transmise prin poștă sau curier ori încărcate prin mijloace electronice. Pentru transmiterea online, cererea și documentele electronice trebuie semnate cu semnătură electronică calificată, conform cerințelor ONRC.

Înainte de trimitere, este utilă o verificare administrativă a fișierelor: denumiri clare, pagini complete, semnături aplicate în locurile necesare și aceeași durată nouă în toate documentele. Formularele actuale trebuie descărcate din sursa oficială la momentul pregătirii dosarului.

Checklist practic înainte de depunere

1. Identifică exact data de expirare din actul constitutiv în vigoare.
2. Stabilește noua durată și adoptă hotărârea sau decizia înainte de expirare.
3. Pregătește prima cerere și documentele pentru publicarea hotărârii.
4. Notează data publicării în Monitorul Oficial.
5. Calculează integral intervalul de 30 de zile înainte de etapa a doua.
6. Actualizează actul constitutiv cu aceeași formulare privind durata.
7. Verifică semnăturile, împuternicirea și dovezile de plată aplicabile.
8. Urmărește soluționarea cererii și descarcă documentele emise.

Ce merită corelat cu această modificare

Înainte de întocmirea actului constitutiv actualizat, firma poate verifica dacă mai există date care trebuie aduse la zi: sediul social, administratorii, obiectul de activitate sau codurile CAEN. Operațiunile diferite nu trebuie combinate automat; fiecare are propriile documente și condiții.

Dacă firma are un act de sediu care se apropie de expirare, poți analiza separat opțiunile pentru sediu social în București. Pentru actualizarea obiectului de activitate, vezi pagina despre CAEN Revizia 3. Organizarea curentă a documentelor financiar-contabile poate fi discutată prin serviciile de contabilitate în București.

Sprijin administrativ pentru dosarul ONRC

Just Ideas poate ajuta la organizarea documentelor și la derularea formalităților administrative pentru mențiuni la Registrul Comerțului. Detaliile serviciului sunt disponibile pe pagina Servicii Registrul Comerțului.

Pentru o firmă aflată la început, informațiile despre structurarea dosarului sunt disponibile și pe pagina de înființare firmă în București și Ilfov. Pentru o discuție despre situația concretă și calendarul documentelor, folosește pagina de contact Just Ideas.

Sursa oficială consultată

Informațiile despre etape, documente, publicare și depunere au fost verificate la data publicării pe pagina ONRC dedicată prelungirii duratei de funcționare a societăților. Lista ONRC are caracter general, iar documentele concrete depind de datele societății și de cerințele registratorului.