La inceputul colaborarii cu o firma de contabilitate, multe intarzieri apar din lipsa unor informatii de baza. O fisa de client completata corect ajuta contabilul sa inteleaga rapid profilul firmei, modul de lucru, documentele recurente si persoanele care pot confirma datele lunare.
Pentru un SRL din Bucuresti, aceasta etapa este utila atat dupa infiintarea firmei, cat si atunci cand compania schimba furnizorul de contabilitate sau isi reorganizeaza fluxul administrativ.
Ce este fisa de client in contabilitate
Fisa de client este un document intern de lucru care centralizeaza datele relevante despre firma: denumire, cod unic de inregistrare, sediu, obiect de activitate, regim fiscal, conturi bancare, persoane de contact si modul de transmitere a documentelor. Nu inlocuieste documentele oficiale ale firmei, dar le ordoneaza intr-un format usor de folosit lunar.
O fisa bine completata reduce intrebarile repetate si ajuta echipa de contabilitate sa stie de la inceput unde gaseste informatiile necesare pentru preluarea documentelor.
Datele firmei care trebuie pregatite
In mod practic, pregateste datele de identificare ale societatii: denumirea completa, CUI, numarul de ordine la Registrul Comertului, adresa sediului social, adresele punctelor de lucru daca exista si datele administratorului. Daca firma a trecut recent prin modificari ONRC, mentioneaza si data ultimei schimbari importante.
Pentru firmele care au nevoie de actualizari administrative, pagina de servicii Registrul Comertului poate fi utila cand datele din actele firmei trebuie aliniate cu situatia curenta.
Informatii fiscale si operationale
Contabilitatea lunara depinde de modul in care firma lucreaza. Noteaza daca societatea este platitoare de TVA, daca are salariati, daca emite multe facturi, daca foloseste casa de marcat, daca are activitate online sau daca lucreaza cu clienti si furnizori externi. Aceste informatii ajuta la stabilirea unui calendar lunar realist.
Este util sa mentionezi si aplicatiile folosite pentru facturare, gestiune, pontaj sau transmiterea documentelor. Daca documentele sunt trimise digital, stabileste de la inceput cine incarca facturile, extrasele si documentele justificative.
Documente utile la inceputul colaborarii
Lista poate varia in functie de activitate, dar de regula sunt utile certificatul de inregistrare, certificatul constatator actualizat, actul constitutiv, documentele privind sediul social, contractele bancare, datele conturilor, situatia salariatilor si ultimele documente contabile disponibile. Pentru firme nou infiintate, unele dintre aceste documente sunt deja pregatite in etapa de pornire.
Daca sediul social este in Bucuresti si contractul trebuie organizat sau prelungit, vezi serviciul de inchiriere sediu social pe Bucuresti.
Cine transmite informatiile lunar
Fisa de client trebuie sa indice persoanele responsabile pentru documente. De exemplu, administratorul poate confirma deciziile comerciale, o persoana din operational poate incarca facturile, iar o alta persoana poate transmite informatii despre angajati sau incasari. Cand responsabilitatile sunt clare, luna contabila se inchide mai ordonat.
Este recomandat sa existe o adresa de e-mail principala si un canal de comunicare stabil pentru documentele lipsa, clarificari si confirmari.
SRL, PFA si firme la inceput de drum
Chiar daca acest articol se refera la SRL, aceeasi logica ajuta si un PFA: datele de identificare, tipul de activitate, modul de facturare si documentele recurente trebuie organizate din prima luna. Pentru persoane fizice autorizate, poti consulta pagina de infiintare PFA.
Pentru SRL-uri nou infiintate, legarea serviciilor administrative de servicii de contabilitate in Bucuresti simplifica primele luni de activitate si reduce riscul de documente transmise incomplet.
Cand trebuie actualizata fisa de client
Fisa nu trebuie completata o singura data si uitata. Actualizeaz-o cand se schimba sediul social, administratorul, obiectul de activitate, conturile bancare, regimul TVA, numarul de salariati sau persoanele care transmit documentele. O modificare administrativa in firma trebuie sa ajunga si in fluxul contabil.
Daca ai intrebari despre organizarea documentelor pentru contabilitate sau despre pornirea unei colaborari lunare, poti folosi pagina de contact Just Ideas.
Concluzie
Fisa de client pentru contabilitate este un instrument simplu, dar important. Ea strange intr-un singur loc datele firmei, responsabilitatile si documentele recurente. Pentru un SRL din Bucuresti, o astfel de pregatire ajuta contabilitatea sa porneasca ordonat si face comunicarea lunara mai previzibila.